Michael Klíma na téma pohostinství15. srpna 2011

Administrativní pracovník

U většiny funkci pracovníků v pohostinství se nepřepokládají administrativní schopnosti, nicméně dnes je jen velmi málo funkcí, kde by administrativa neměla svoji důležitost. Historicky je známo, že jen velmi málo, třeba i slavných kuchařů, je schopno své recepty a techniky vaření popsat, tudíž většině těchto kuchařů to ještě dnes někdo píše.

sharehttps://www.hostovka.cz/administrativni_pracovnik?usp=sharing Sdílet na facebooku

Není to ale jen psaní receptů, nebo kuchařských knížek, ale i jiné administrativní práce jako je psaní jídelních lístků, tvorba kalkulací a mnoho dalších administrativních úkolů které by měl každý šéf kuchař nebo executive chef zvládat, nemluvě o práci na počítači, což ta starší generace vůbec nezvládá.

V mnoha případech se to řeší tak že jejich administrativními povinnostmi je pověřen k tomu určený administrativní pracovník (sekretář, či sekretářka). Úkolem administrativního pracovníka je zajišťování širokého rozsahu pomocných kancelářských činností jako je přepisování textů - vkládání dat do počítače prostřednictvím databázových či tabulkových editorů nebo různých účelově vytvořených programů - evidence došlé a odeslané pošty - vyřizování korespondence vedoucího a dalších pracovníků (popř. i cizojazyčné) včetně balíků a jejich příprava pro expedici - zakládání korespondence a dalších důležitých písemností, předpisů vyhlášek, zákonů a nařízení a vyhledávání v nich v případě pořizování záznamů z porad a jednání včetně přípravy potřebných podkladů a informací - zajišťování administrativní agendy a vedení evidence úkolů příslušného organizačního útvaru a sledování termínů jejich plnění - organizování návštěv, porad a seminářů včetně např. vaření a podávání kávy či dalšího občerstvení - plnění operativních úkolů (např. ubytování, jízdenky, obstarávání časopisů, donesení oběda, apod.).

Předpokladem pro úspěšný výkon povolání jsou administrativní dovednosti - rychlé psaní na klávesnici, ovládání výpočetní techniky, zejména využívání textových editorů, znalost pravidel pravopisu i pravidel pro úpravy korespondence a pro poštovní styk. Dále pak soustředěnost, dobrá paměť, trpělivost, spolehlivost, přesnost. Nejbližším nadřízeným pracovníkem je zpravidla ředitel nebo vedoucí gastronomického provozu. Výše uvedené povinnosti by měly být zakotveny v příslušných manuálech a každý administrativní pracovník všech větších provozů by měl být certifikován.